Mühsame Bürokratie, aber auch Chance auf Optimierung der betrieblichen Abläufe
Seit Monaten wird sie heiß diskutiert und sorgt für Aufregung – die Registrierkassenflicht. Wurde anfangs noch wild darüber spekuliert, wann und wie diese eingeführt werden soll, so gibt es mittlerweile die gesetzlichen Grundlagen für die Einführung ab 01.01.2016 bzw. die weiteren Verschärfungen ab 1.1.2017 Wichtig: Viele Fragen sind noch immer offen. Klarstellungen seitens des BMF werden nicht nur von unserem Berufsstand dringendst eingefordert. Wir versuchen Ihnen den aktuellen Wissensstand bestmöglich und praxisnah aufzubereiten.
Wer ist pflichtig?
– Betriebe, aber auch nichtunternehmerische Steuerpflichtige (zB auch Vermieter von Privatappartements und Ferienwohnungen)
– Umsatz über EUR 15.000,- und davon mehr als EUR 7.500,- Barumsätze
Ab wann?
– Für Unternehmer, welche die Grenzen schon jetzt überschreiten, besteht die Registrierkassenpflicht bereits ab 1.1.2016
– In Übergangsfällen entsteht die Verpflichtung 4 Monate nach Voranmeldezeitraum in dem diese Grenze überschritten wurde. Beispiel: Umsatz Jänner bis September 2015 über EUR 15.000,- und davon mehr als 7.500,- Barumsätze = Registrierkassenpflicht ab 01.01.2016
Was zählt als „Barumsatz“?
– Zahlung Bargeld – Zahlungen per Kreditkarte, Bankomatkarte und Ähnlichem
– Betreffend Akontozahlungen, Begleichung von Rechnungen auf Ziel fehlen Klarstellungen seitens des BMF. Wir gehen aktuell davon aus, dass diese NICHT als Barumsätze zu werten sind.
Anmerkung: Betriebe, die nicht zur Verwendung einer Registrierkassa verpflichtet sind, können nach wie vor die Losungsermittlung durch Kassasturz durchführen. Neu ist hierbei eine Dokumentationspflicht betreffend des Kassenanfangs- und Endbestands. Stimmen aus dem BMF verstehen darunter aktuell ein Münz-Zählprotokoll.
Wie müssen die per Registrierkasse ausgestellten Belege aussehen? (Mindestinhalt der Belege)
– Eindeutige Bezeichnung Ihres Unternehmens (korrekter Firmenwortlaut)
– Fortlaufende Nummer – Tag der Belegausstellung
– Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
– Betrag der Barzahlung
Was bedeutet „Handelsübliche Bezeichnung“?
Auch hier fehlt eine mehr als notwendige Klarstellung des BMF. Ein Tipp von uns: je eindeutiger die Bezeichnung ist, desto eher entsprechen Sie den Voraussetzungen (Gattungsbezeichnungen wie Speisen, Getränke, Bekleidung, Putzmittel, etc. sind NICHT ausreichend). Aus unserer Sicht kann die Bezeichnungspflicht aber nicht dazu führen, tausende Kleinteile als Artikel in einem Warenwirtschaftssystem anlegen zu müssen. Eine händische Eintragung der Artikel (ohne fixe Artikelanlage) auf der Rechnung ist jedenfalls möglich.
DIE TIPP: Zumindest Belege an Unternehmer sollten unbedingt auch den Rechnungsmerkmalen gemäß § 11 UStG entsprechen.
Was bedeutet Belegerteilungspflicht?
• Der Beleg muss an den Kunden ausgehändigt werden
• Dieser hat eine Entgegennahmeverpflichtung sowie eine Verpflichtung zur Mitnahme bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten
• Durchschrift des Beleges muss im Betrieb aufbewahrt werden (aus unserer Sicht reicht auch eine EDV-mäßige Reproduzierbarkeit) Können vorhandene Registrierkassen auch 2016 weiterverwendet werden? Nahezu alle derzeit konformen elektronischen Registrierkassen können zumindest bis 31.12.2016 weiterverwendet werden. Eine eigenständige Prüfung der Konformität ist praktisch nicht möglich.
DIE TIPP: Lassen Sie sich dies in Zweifelsfragen vom Hersteller bestätigen.
Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht:
1. Mobile Berufe:
– Mobile Friseure, mobile Masseure, Tierärzte, Rauchfangkehrer, etc.
– Müssen Registrierkasse verwenden, dürfen aber vor Ort Paragons (Achtung: selbe Mindestanforderungen an die Belege wie oben, u.a. fortlaufende Nummer!) ausstellen.
– Bei Rückkehr in den Betrieb muss unverzüglich jeder Verkauf einzeln (!) in die Registrierkasse erfasst werden.
DIE TIPP: Für Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern empfiehlt sich der Kauf eines mobilen Systems per Tablet und mobilem Drucker.
2. Kalte-Hände-Regel:
– Ausnahme nur bis 30.000 € Umsatz jährlich möglich
– Umsätze von Haus zu Haus oder an öffentlichen Orten, nicht fest umschlossene Räumlichkeit möglich
– Beispiele: Maronibrater, offener Marktstand, etc.
3. Webshops:
sind grundsätzlich von der Registrierkassenpflicht ausgenommen, soweit die Einnahmen nicht bar vereinnahmt werden.
Was muss die Registrierkasse können?
Ab 1.1.2016 NOTWENDIG:
Die obigen Voraussetzungen zu den Mindestinhalten der Belege und zur Belegerteilungspflicht sind jedenfalls bereits ab 1.1.2016 zu gewährleisten. Zusätzlich gibt es eine Reihe von technischen Mindestanforderungen, die wir hier nur auszugsweise darstellen (können).
Technische Mindestanforderung
– Elektronisches Datenerfassungsprotokoll muss möglich sein
– Datenerfassungsprotokoll muss ausgegeben werden können (für Prüfungen)
– Druckmöglichkeit zur Erstellung der Belege
DIE TIPP: Können vorhandene Registrierkassen auch 2016 weiterverwendet werden: Viele (moderne) Registrierkassen können somit auch noch zumindest 2016 weiterverwendet werden. Lassen Sie sich dies in Zweifelsfragen vom Hersteller bestätigen.
Diese Kassen können Sie ab 2016 NICHT mehr verwenden:
Kasse Typ 1:
o Ältere Registrierkassen
o Mechanische Kassen ohne Elektronik
o Kassen mit Papier-Journalstreifen ohne interne
o. externe Speichermöglichkeit Kasse Typ 2a:
o Elektronische Kassen ohne Schnittstelle zum Datenexport
o Bondruck UND Journaldruck (2 Rollen)
Ab 01.01.2017 ZUSÄTZLICH NOTWENDIG:
– Jede Registrierkasse muss mit einem Verschlüsselungssystem ausgestattet werden können.
– Jede Registrierkasse muss über eine Kassenidentifkationsnummer verfügen
– Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die die Sicherheitseinrichtungen umgangen werden können.
– Auf dem Beleg muss ein entsprechender QR-Verschlüsselungscode abgebildet werden.
DIE TIPP: Derartige Systeme sind aktuell noch nicht am Markt erhältlich!! Verlangen Sie eine Garantie, dass die Systeme mit den entsprechenden Voraussetzungen (zB USB-Anschluss oder Card-Slot) erweitert werden können.
Bereits ab 1.7.2016 sollen eine Reihe von Vorbereitungsmaßnahmen wie der Kauf der Signatur (zB.: bei A-Trust) bzw. die entsprechende Registrierung (vermutlich über Finanz-Online) möglich sein. Details dazu sind aktuell noch nicht bekannt.
Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Registrierkassa?
Uns ist wichtig, dass die Registrierkassenpflicht nicht nur als Bürokratiebelastung (die sie vielfach leider auch ist) gesehen wird, sondern auch die Chancen für eine Optimierung Ihrer betrieblichen Abläufe („Effizienzsteigerung“) genutzt werden.
Verwenden Sie entsprechende gut ausgerüstete Registrierkassen auch um Vorteile für Ihr Unternehmen zu gewinnen!
1. Kein Zusätzliches Führen eines Kassenbuches
Erfassen Sie derzeit jede Barbewegung extra in einem Kassenbuch? Dies würde entfallen, sofern Sie auch Kassenausgänge/Bareinkäufe in Ihrer Registrierkassa erfassen. Im nächsten Schritt könnte das Datenfile in Ihre Buchhaltung übertragen werden, wodurch auch hier eine Effizienzsteigerung möglich ist.
2. Korrekter laufender Kassastand
Passt ihr laufender Kassastand? Durch Ausgabenerfassung schaffen Sie es verlässlich, jederzeit einen korrekten und aktuellen Kassenstand abzurufen. Dieser gesetzliche Standard wird oft noch nicht erfüllt, obwohl er so wichtig für Kassenprüfungen der Finanzpolizei ist.
3. Auswertungen und Statistiken
Mittels eines Knopfdrucks sehen Sie diverse Statistiken über Umsätze pro Tag, Woche, Warengruppen, Mitarbeiter, etc. Sie erkennen wesentlich schneller, wie sich etwa der Verkauf einzelner Produkte entwickelt, oder wo noch Verbesserungsmöglichkeiten im Absatz liegen.
4. Optimierung der Warenwirtschaft
Durch die Einbindung des Kassensystems in ihr Warenwirtschaftsprogramm haben sie jederzeit Überblick über aktuelle Warenstände und können somit Ihren Einkauf, Ihren Lagerstand und dadurch auch die Kostenstruktur optimieren.
5. Leistungscontrolling
Mittels Mitarbeiterstatistiken und genauen Aufzeichnungen einer Registrierkassa haben Sie objektive Beurteilungsmöglichkeiten der Leistungen Ihrer Mitarbeiter.
DIE TIPP: Checkliste für den Kauf einer passenden Registrierkasse:
Es erwartet Sie ein breites Angebot an Systemen, welche sich erheblich in Komplexität, Umfang und auch Kosten unterscheiden. Wir wollen Sie dabei unterstützen, die für Sie passende Lösung zu finden. Folgende Überlegungen sind dabei von Bedeutung:
– Verwenden Sie nur einen Kassenterminal, oder mehrere?
– Soll der eingebende Mitarbeiter erfasst werden?
– Artikelerfassung mittels Strichcodescanner, Touchscreen, Fixtasten?
– Sollen auch Barausgaben erfasst werden können? (sehr empfehlenswert!)
– Gibt es eine Gutscheinverwaltung?
– Verbindung zu Bankomatterminals?
– Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?
– Welche Auswertungen soll das System liefern?
– Soll eine Kompatibilität mit der Buchhaltungssoftware gegeben sein? (sehr empfehlenswert!)
Was passiert, wenn Sie keine Registrierkasse verwenden?
1) Strafe bis zu EUR 5.000,–
Falls Sie vorsätzlich (!) keine ordnungsgemäße Registrierkasse verwenden, wird dies als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu EUR 5.000,– bestraft.
2) Grundsätzliche Schätzungsbefugnis des Finanzamtes
Durch Nicht- (oder nicht ordnungsgemäße) Verwendung der Registrierkasse verliert der Unternehmer die grundsätzliche Schutzwirkung einer formell ordnungsgemäßen Buchführung. Die Finanzbehörden verfügen somit über sehr gewichtige Möglichkeiten eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vorzunehmen. Eine Schätzungsandrohung durch den Nachweis anderer betrieblicher Maßnahmen, welche die ordnungsgemäße Buchführung nachweisen können, zu entkräften, wird nur in ganz besonderen Einzelfällen gelingen.
Autor: Mag. Martin Baumgartner, Mag. Johann Lehner, Mag. Markus Niedermeyer
Letztes Aktualisierungsdatum: 21.09.2015
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